Dokumenten-Management System
Warum Ihnen ein DMS nur Vorteile bringt
Die schriftliche Geschäftskommunikation verlagert sich immer mehr ins Digitale. Das bedeutet, dass Sie einen Weg finden müssen, wie Sie (digitale) Geschäftsunterlagen am besten verwalten – vor allem vor dem Hintergrund, dass viele dieser Dokumente steuerrechtlich relevant sind und aufbewahrt werden müssen. Hier kommt ein intelligentes Dokumenten-Management-System (DMS) ins Spiel.
Sie waren bislang der Meinung, dass die Einführung einer professionellen digitalen Dokumentenverwaltung eher ein lästiges Übel ist, bei der Aufwand und Kosten in keinerlei Relation zum tatsächlichen Nutzen stehen?
Dann lassen Sie uns einige durchschlagende Argumente pro DMS ins Feld führen:
Vorteile DMS:
- Ein vereinfachter Informationszugriff und, daraus resultierend, ein leistungsstarker und übersichtlicher Workflow sorgen für ein effizienteres Arbeiten.
- Einmal digitalisiert, gehen elektronische Dokumente nie mehr verloren und lassen sich durch die Eingabe von Schlagwörtern in der Suchmaske blitzschnell finden.
- Mit dem Übergang zu einer elektronischen Datenbank wird Ihr Datenarchiv papierlos - das spart Lagerflächen, Druckkosten und schont die Umwelt.
- Das DMS ist nicht nur generell übersichtlich, sondern ermöglicht auch eine einfache Dokumentenzuweisung.
Unsere Leistungen
- Durch ein Cloud-DMS können Sie und Ihre Mitarbeiter auch aus dem Home Office oder auf Geschäftsreisen auf Dateien zugreifen.
- Sie stellen mit Hilfe eines DMS sicher, dass Sie die gesetzlichen Anforderungen zur Rechtssicherheit durch eine revisionskonforme Archivierung (GoBD) erfüllen.
- Natürlich berücksichtigen moderne Dokumenten-Management-Systeme den in der DSGVO verankerten Datenschutz - zum Beispiel durch Zugriffsberechtigungen.
- Bereits ab 119 € pro Benutzer, zzgl. Einrichtung
Mit unserer Unterstützung werden Sie dem Chaos Herr!
Sie sehen: Die Liste der Vorteile, die ein Dokumenten-Management-System als zentrale, einheitliche Informationsplattform mit sich bringt, ist lang – und ließe sich noch beliebig weiterführen. Unterm Strich spart Ihnen die DMS-Einführung nach dem anfänglichen finanziellen Aufwand Zeit und Geld.
Das lässt sich übrigens auch mit Zahlen belegen: In Unternehmen ohne DMS gehen nachweislich 50 % der Arbeitszeit, 15 % des Umsatzes und bis zu 45 % der Gehaltskosten durch die Dokumentensuche und -ablage verloren. Zudem verschwinden 3 % aller unternehmensrelevanten Akten im Dokumentenchaos.
ecoDMS Version 18.09 (apu)
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Mit diesem modernen Archivsystem können Sie jegliche Dokumente und Informationen am PC, Smartphone und Tablet scannen, archivieren, verwalten und wiederfinden.
Dieses Archivsystem macht die Archivierung und Verwaltung Ihrer Dokumente komfortabel und einfach. Alle Unterlagen können mit wenigen Mausklicks archiviert, automatisch volltextindiziert und bei Bedarf ohne Ihr weiteres Zutun klassifiziert werden.
Mittels intelligenter Vorlagenerkennung ermittelt ecoDMS die Dokumentenzugehörigkeit und legt die Dateien an der richtigen Stelle und für die zuständigen Anwender ab.
Der Zugriff auf das Archiv ist plattform- und standortunabhängig via Desktop- und Webclient möglich. Die eingebaute Texterkennung und zahlreiche Suchfunktionen machen die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Das gesamte System ist schnell installiert und einfach zu bedienen.
ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank. Es werden keine Informationen auf fremden Servern, bei der ecoDMS GmbH oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem gespeichert. Das gesamte System befindet sich in Ihrem Installationsort.
Die Software arbeitet gesetzes- und revisionskonform und beinhaltet ein professionelles Backup-System.
Das bietet Ihnen ecoDMS unter anderem:
- Plattformunabhängiges Client-Server-System
- Server-Komponente mit einem modernen Container-Speichersystem und postgreSQL-Datenbank
- Vollumfänglicher Desktop-Client für den Computer
- Moderner Webclient für PC, Handy und Tablet
- Unendliches Speichervolumen (den Speicherplatz gibt Ihre technische Systemumgebung vor)
- Beliebige Dateiformate archivieren
- z.B. PDF, Office-Dateien, E-Mails, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine uvm.
- Automatische Texterkennung mittels Volltextindizierung durch die OCR „Tesseract“
- Viele intelligente Suchfunktionen und Filtermöglichkeiten
- z.B. Volltextsuche, Attributsuche, Filtervorlagen uvm.
- Automatische Archivierung und Klassifizierung mittels Klassifizierungsvorlagen, erstellt mit dem integrierten Vorlagen Designer
- Papierdokumente scannen und archivieren
- Flotte Archivierung via Drag & Drop und Sidepanel
- PDF Editor mit Stempelfunktion
- Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
- Einfache E-Mailarchivierung aus Thunderbird & Outlook per Mausklick
- Plugins für OpenOffice, LibreOffice, Microsoft Office
- Benutzer- und Gruppenverwaltung
- Verbindung mit LDAP und Active Directory
- Clipboard zur Erstellung benutzerdefinierter „Dokumentenmappen“
- Versionsverwaltung
- Revisionskonforme Dokumentenhistorie
- Komfortable Funktion für Backup & Restore
- Zeitlich unbeschränkte Lizenz mit Lebenslanger-Lizenzpreis-Garantie
- Frei skalier- und konfigurierbar für beliebige Benutzerkreise und Größen
Dies ist nun ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorzügen dieses Dokumenten-Management-Systems und testen Sie die Software kostenlos.
Es gelten die Systemvoraussetzungen und das Lizenzmodell der ecoDMS GmbH.
